Bieżąca praca przy projekcie
Przy całości projektu bardzo ważna jest systematyczność. W czasie podpisywaniu umowy o dofinansowanie projektu z funduszy europejskich, uwzględniany jest katalog kosztów kwalifikowanych, czyli takich, na które można wydać środki z dotacji. Dobrze jest skorzystać z usług biura księgowego, które specjalizuje się w nadzorowaniu projektów i rozliczaniu dotacji unijnych, ponieważ kontrolowanie wydatków wiąże się ze znajomością przepisów, wytycznych i procedur, z którymi na co dzień przedsiębiorcy czy samorządowcy nie mają do czynienia.
Szczegółowe procedury rozliczania są różne dla różnych programów unijnych, jednak warto zapoznać się z kilkoma, które są uniwersalne. Jedną z naczelnych zasad jest ta, że każdy wydatek musi być wcześniej ujęty w planie. W czasie realizacji projektu należy udokumentować poniesienie wydatku zgodnie z przepisami prawa UE i polskiego, zasadność wydatku dla realizacji projektu oraz jego efektywność.
Kolejna procedura, której należy przestrzegać przy wydawaniu pieniędzy z unijnych dotacji, to zasada wyboru dostawców i wykonawców. Jeśli kwota wydatku nie przekracza 14 tysięcy euro, należy znaleźć trzy oferty i wybrać spośród nich jedną – z uzasadnieniem. Wydatek na kwotę powyżej wspomnianych 14 tysięcy to konieczność wysłania zapytań ofertowych do minimum trzech firm, ale też upublicznienia takiego zapytania (oraz odpowiedzi na nie) na stronie internetowej.
Dokumentacja wydatków to np. faktury, które na bieżąco należy sprawdzać pod względem ich poprawności. Każdy błąd w dokumencie (w tym błąd w nazwie, numerze NIP, pomyłka w kwocie lub tytule przelewu) może sprawić, że transza wypłaty będzie opóźniona lub zakwestionowana. Dokumentami wydatkowymi mogą być też potwierdzenia przelewów, protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Z myślą o ewentualnych kontrolach, którym może być poddana każda instytucja, korzystająca z dotacji unijnych (weryfikującym wnioski o płatność, kontrolom dokumentacji na miejscu prowadzenia projektu, a także innym, przewidzianym w odpowiednich przepisach), dobrze jest przechowywać wszystkie takie dokumenty w jednym miejscu i dbać o ich aktualność i czytelność, a także o oznaczenie związane z projektem. Tu również warto zdać się na profesjonalne biuro księgowe, które zajmuje się rozliczaniem dotacji i powierzyć specjalistom tę skomplikowaną kwestię.
Warto też zwrócić uwagę, że jeśli firma lub instytucja w czasie prowadzenia projektu, zatrudnia pracowników, musi dysponować dokumentacją z rekrutacji, umowami oraz dokumentami ZUS i US, niezależnie od tego, czy ich zatrudnienie było częścią projektu, czy nie.
W czasie trwania projektu należy również zwracać uwagę na stosowanie logo funduszy unijnych i informowanie o współfinansowaniu go z tychże na dokumentach, w miejscu realizacji projektu, na stronie internetowej i innych materiałach informacyjnych i promocyjnych.
Należy też zadbać o sprawozdawczość i informowanie instytucji, która udzieliła wsparcia, o postępach projektu. Regularne (minimum co trzy miesiące) sprawozdania to obowiązek, wynikający z wniosku o dotację i są podstawą do wypłacania kolejnych transz finansowania.
Zakończenie projektu
Po zakończeniu realizacji projektu i jego rozliczeniu z instytucją kontrolną, obowiązuje tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Okres ten wynosi 5 lat, a dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw – 3 lata.
Należy też przechowywać dokumentację dotyczącą wyboru dostawców, kosztów i wydatków, sprawozdawczości (okres przechowywania wskazany jest w umowie) i na wezwanie przedstawiać je odpowiedniej instytucji.
