Dokument taki określa właścicieli przedsiębiorstwa, przedmiot przedsięwzięcia (jest to zwykle otwarcie lub poszerzenie działalności firmy), jego realizację i koszty. Dzięki opracowaniu tego dokumentu projektowego nie tylko można uporządkować informacje, które potrzebne będą do prowadzenia działalności, ale i przeprowadzić obiektywną analizę planów na stworzenie czy rozwój firmy. Biznesplan pomaga również w bieżącym zarządzaniu firmą.
Jednak jedną z najważniejszych funkcji biznesplanu jest jego rola w bieganiu się o kredyty i dotacje – w tym dotacje unijne. Większość instytucji finansowych nie rozpatruje wniosków od firm, które nie mają stworzonego takiego dokumentu, a ponieważ dotacje to często duże środki, jakie można pozyskać na działalność biznesową, tym bardziej warto stworzyć biznesplan.
Jak stworzyć biznesplan?
Nie istnieje jeden obowiązujący wzór biznesplanu. Tworzony na własne potrzeby będzie różnił się od takiego, który wymagany jest przez instytucje, do których firma zgłasza się po uzyskanie kredytu lub dotacji – wtedy będzie musiał zostać dostosowany do potrzeb i wzorów, wymaganych przez te instytucje.
Ważne jest, że dokument taki musi składać się z kilku podstawowych części. Na pewno powinien zawierać charakterystykę firmy: oprócz metryczki (nazwy, adresu, telefonu, przedmiotu i zakresu działalności), trzeba umieścić tam również cel i misję firmy oraz wizję jej rozwoju w przyszłości, a także motywy, które kierowały jej założycielami w wyborze konkretnej branży.
Najważniejszym elementem biznesplanu jest dokładny opis produktu lub usługi, które firma zamierza oferować swoim klientom. Począwszy od rodzaju, nazwy, ceny, kosztów wytworzenia, cech i zalet, po informacje na jaki rynek przeznaczony jest produkt, dlaczego klienci mają decydować się na jego zakup, czym różni się od produktów konkurencji, jak wygląda proces jego wytworzenia lub zaoferowania usługi i jak zapewniana jest odpowiednia jakość produktu lub usługi.
Z tym wiąże się bezpośrednio plan finansowy, na którym inwestorzy skupiają zwykle największą uwagę. Plan finansowy określa moment zwrócenia się nakładów i pokazuje opłacalność przedsięwzięcia, ale też wskazuje na źródła finansowania, planowane przychody i wydatki firmy oraz zyski.
Kolejną ważną częścią biznesplanu jest opis kadry zarządzającej firmy i jej pracowników. Ponieważ każde przedsięwzięcie jest zależne od ludzi, którzy w nim uczestniczą, warto poświęcić dużo uwagi tej części i skupić się na przedstawieniu zalet i kompetencji kadry kierowniczej, pracowników, którzy są (lub będą) zatrudnieni i w jakiej formie, a także polityki płacowej.
Każda firma, przed startem działalności lub jej rozwinięciem, powinna również zbadać rynek – zarówno pod względem potencjalnego zbytu towarów i usług, ale też patrząc na konkurencję, jej produkty, ich cenę i dostępność. Poznanie bezpośredniej konkurencji i jej pozycji rynkowej oraz opisanie tego w biznesplanie sprawia, że wygląda on wiarygodnie dla instytucji oceniającej dokument w kontekście przyznania dotacji czy kredytu.
Należy zwrócić również uwagę na zaplanowanie strategii marketingowej – reklamy (jej formy i miejsca), informowania klientów o produktach firmy, formy dystrybucji towarów i usług.
Skonstruowany biznesplan wymaga streszczenia, w którym na kilku stronach ujęte zostaną wszystkie najważniejsze informacje. To początek dokumentu, który napisać trzeba na końcu – ponieważ wymaga wyciągnięcia clou z wpisanych w biznesplan wiadomości i danych. Streszczenie będzie wizytówką, która pozwoli zachęcić inwestorów i przekonać do biznesplanu instytucje przydzielające fundusze unijne. Trzeba zatem zadbać, by było dokładne i przyciągające uwagę do pomysłu, a przy tym szybkie do przeczytania.