Przed podpisaniem umowy o dotacje
Jeśli wniosek został pozytywnie zaopiniowany i objęty unijnym wsparciem, firma otrzymuje oficjalne pismo na temat realizacji projektu. Komplet dokumentów, wyszczególniony w piśmie, jest niezbędny do podpisania umowy wykorzystania finansów unijnych, ale może różnić się w zależności od projektu i podmiotu, projekt realizującego. W każdym przypadku niezbędne będą dokumenty rejestrowe – w tym odpis z KRS lub aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo zaświadczenie o nadaniu numerów NIP i REGON. Drugim, niezbędnym dokumentem, będzie kopia umowy rachunku bankowego, na którym będą prowadzone rozliczenia z urzędem, dysponującym unijną dotacją. Ponadto umowę podpisać może tylko podmiot, który nie zalega z opłatami publicznymi – podatkami, składkami ZUS. Do każdej umowy należy też dołączyć dokumenty potwierdzające zabezpieczenia realizacji projektu. To niezmienne elementy, jednak nie są jedyne i należy liczyć się z dodatkowymi dokumentami, których wymagać będzie kontrakt.
Standardowa umowa zawiera harmonogram (według którego wydawane będą środki unijne i wprowadzany będzie w życie założony projekt), zobowiązania beneficjenta i prawa i obowiązki instytucji udzielającej wsparcia. Warto pamiętać, że każda zmiana w umowie wymaga dodatkowych aneksów i zgody obu stron.
Po podpisaniu umowy o dotacje
W czasie korzystania z dotacji unijnych – a więc z pieniędzy publicznych – należy prowadzić rejestr kosztów kwalifikowanych, czyli takich, które są niezbędne do przeprowadzenia projektu i uwzględnione we wniosku i katalogu kosztów. Każda z dotacji ma taki katalog i tylko koszty w nim zawarte rozliczane są w ramach środków unijnych.
Każdy z kosztów kwalifikowanych musi być zgodny z programem operacyjnym i harmonogramem zawartymi w umowie, być niezbędny do jego realizacji, efektywny, udokumentowany i zgodny z prawem.
Dokumenty kosztowe, związane z dotacją, powinny być w jednym miejscu i powinien zajmować się nimi zespół lub specjalista, który zadba o ich aktualność, czytelność i, przede wszystkim, o ich przygotowanie do kontroli. Każda firma czy instytucja, korzystające ze środków unijnych, ma obowiązek poddania się kontrolom finansowym – zarówno w trakcie trwania projektu, jak i po jego zakończeniu. Niemożność udokumentowania wydatków czy bałagan w dokumentach mogą sprawić, że wydatki nie zostaną sfinansowane przez UE.
Każdy wnioskodawca w biznesplanie, który opracowuje na potrzeby wniosku o dotację, podaje wskaźniki dotyczące kolejnych etapów realizacji umowy, a ich bieżące rozliczanie w każdym momencie (i po zakończeniu projektu) jest wymagane zarówno do potrzeb kontrolnych, jak i uzyskana kolejnej transzy środków, rozliczania zaliczek, wydatków czy refundacji kosztów. Sprawozdawczość taka może być prowadzona za pomocą Centralnego systemy teleinformatycznego.
Po zakończeniu projektu o dotacje
Po zakończeniu projektu trzeba skompletować dokumentację dotyczącą jego przebiegu i dostarczyć ją do instytucji kontrolnej. Tu przydaje się systematyka prowadzenia bazy kosztów i wydatków i sprawozdawczość. Przy dobrze i na bieżąco uzupełnianej dokumentacji, rozliczenie projektu unijnego nie powinno przysparzać trudności.
Warto starać się o dotacje unijne i przeznaczać uzyskane z nich środki na rozwój firmy. To pieniądze, które pomagają w transformacji obszarów i w dopasowaniu polskich firm do unijnego rynku. Jednak fundusz unijne to nie tylko prawa, ale i obowiązki i trzeba o tym pamiętać!